Kosten nach ihrem Verhalten sortieren
Material pro Person und umsatzabhängige Zahlungsgebühren steigen mit der Teilnehmerzahl. Raummiete, Vorbereitung und Anfahrt fallen dagegen oft je Veranstaltung an. Monatliche Kosten wie Versicherung oder Verwaltung entstehen auch dann, wenn ein Termin ausfällt. Anschaffungen bilden eine zusätzliche Startbelastung.
Tragen Sie alle Beträge auf derselben steuerlichen Grundlage ein. Der Rechner berechnet keine Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Abschreibung oder Finanzierung. Wenn diese Punkte Ihre Planung betreffen, ergänzen Sie sie gesondert mit fachlicher Unterstützung. Mischen Sie nicht versehentlich Nettoerlöse und Bruttokosten.
Ein transparentes Rechenbeispiel
Ein frei gewähltes Beispiel: Acht Personen zahlen je 65 Euro, die Materialien kosten 12 Euro pro Person und Zahlungsgebühren betragen 2 Prozent. Der Umsatz je Veranstaltung liegt bei 520 Euro. Von diesem Betrag gehen 96 Euro Material und 10,40 Euro Gebühren ab. Es verbleiben 413,60 Euro vor veranstaltungsbezogenen und monatlichen Fixkosten.
Kommen 120 Euro Miete, 100 Euro Vorbereitung und 20 Euro Anfahrt hinzu, bleiben je durchgeführter Veranstaltung 173,60 Euro zur Deckung der monatlichen Kosten. Bei zwei Terminen und 100 Euro monatlichen Fixkosten ergibt sich ein Modellüberschuss von 247,20 Euro. Diese Zahlen sind Annahmen und keine beobachteten Geschäftsergebnisse.
Auslastung, Absagen und Zeit berücksichtigen
Die Zahl der Plätze begrenzt die Erlöse. Gleichzeitig begrenzen verfügbare Arbeitsstunden die Anzahl möglicher Termine. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sollten vollständig in den Stunden je Veranstaltung enthalten sein. Eine höhere Teilnehmerzahl kann zusätzliche Betreuung erfordern.
Der Rechner behandelt Absagen als erwarteten Anteil ausgefallener Termine. Monatliche Fixkosten und bereits geplante Miete, Vorbereitung sowie Anfahrt bleiben vorsichtig kalkuliert bestehen. Verbrauchsmaterial und Zahlungsgebühren fallen nur für durchgeführte Termine an. Abweichende Stornobedingungen sollten Sie mit Ihren tatsächlichen Verträgen abgleichen.
Die Gewinnschwelle richtig lesen
Der Deckungsbeitrag pro Person ist der Preis nach Zahlungsgebühren abzüglich des Materials. Ist dieser Betrag null oder negativ, lässt sich mit zusätzlichen Teilnehmenden keine Gewinnschwelle erreichen. Andernfalls wird der zu deckende Fixkostenbetrag durch den verfügbaren Beitrag geteilt und auf eine ganze Person aufgerundet.
Liegt die erforderliche Teilnehmerzahl über Ihrer Platzkapazität, funktioniert das Szenario unter diesen Annahmen nicht. Prüfen Sie dann Preis, Kosten, Format oder Terminzahl. Der ausgewiesene Kapitalbedarf enthält Anschaffungen und geplante Ausgaben, jedoch keinen zusätzlichen Liquiditätspuffer. Bewahren Sie für unsichere Kosten eine eigene Reserve.
Eigene transparente Modellrechnung; Formeln und Annahmen stehen direkt beim Rechner.
Illustrationen: für dieses Projekt mit KI erstellt. Redaktionelle Beispiele sind keine dokumentierten Kundenergebnisse.
